Ordenar con más de tres criterios

En alguna ocasión escuché a alguien decir que quería ordenar una lista de datos considerando cinco criterios de ordenación. Recuerdo también que alguien comentó que eso era imposible, ya que el comando Datos - Ordenar solo admitía tres entradas como criterio:


Efectivamente, Ordenar solo acepta tres criterios de ordenación. No hay una forma directa de especificarle a Excel un número mayor de criterios. Aún así, podemos ordenar una lista con cualquier número de criterios. Solo tenemos que dar un par de pasos extras.

Primeramente jerarquizamos nuestros criterios del más al menos importante. Después tomamos los tres menos importantes y los establecemos como criterios 1, 2 y 3. Explico: supongamos que queremos ordenar una lista con cinco criterios: ciudad, fecha de ingreso, sueldo, cuota y nombre, en ese orden de importancia. Entonces damos Datos - Ordenar y establecemos el criterio sueldo como primer criterio, cuota como segundo criterio y nombre como tercer criterio.

Damos Aceptar.

Ahora, como ya tenemos los datos ordenados por los últimos tres criterios, simplemente volvemos a ir a Datos - Ordenar y ordenamos la lista por los primeros dos criterios.

Eso es todo. La lista estará ordenada siguiendo los cinco criterios solicitados. Recordemos aquí que si Excel encuentra varios registros que cumplen con los criterios establecidos, los presentará en el mismo orden en el que estaban en la lista original. En nuestro caso, cuando ejecutamos Ordenar por segunda vez, la lista "original" ya cumplía con los últimos tres criterios.

Tal como comenté en la presentación de este blog, Excel es el programa más potente del mundo, pero no hace milagros. Habrá ocasiones en que tendremos que echarle una mano.