Continúa de la nota anterior.
Mencioné en la nota anterior que para utilizar un nombre en una fórmula, presionamos F3 en el modo edición. Continuando con la tabla del ejemplo anterior:
Para calcular las suma de las ventas anuales de los sectores norte y occidente, nos situamos en una celda vacía y presionamos el signo = seguido inmediatamente de la tecla F3. De este modo Excel nos muestra su cuadro de diálogo Pegar nombre:
Seleccionamos "norte" y damos clic en Aceptar, o damos doble clic en el nombre. La fórmula queda:
=norte
Ahora escribimos el signo + y repetimos los pasos anteriores, pero esta vez seleccionando el nombre "occidente", quedando:
=norte+occidente
Damos clic otra vez para aceptar la fórmula. Excel nos mostrará el resultado buscado.
Veamos ahora las "reglas" que debemos seguir a la hora de definir o crear un nombre. Los nombres:
1. No pueden contener espacios, aunque sí tenemos permitido usar el guión bajo (_), y la comilla ('). Cualquier otro símbolo o caracter especial no está permitido.
2. Pueden tener una extensión máxima de 255 caracteres. Sin embargo, es recomendable tenerlos lo más cortos posibles.
3. No pueden ser valores, ni pueden comenzar con un número, pero sí pueden incluir números a partir del segundo caracter. Derivado de esto, al crear un nombre, debemos tomar en cuenta lo siguiente: si la fila o columna que queremos usar como rótulos para los nombres, contiene un valor numérico, Excel no creará ningún nombre para la fila o columna correspondiente. Además, no nos alertará de esta situación.
Hemos visto como nombrar un rango o una fórmula. Sin embargo (y no sé cómo se me pasó comentarlo), también es posible nombrar constantes y constantes matriciales. Si por ejemplo, queremos usar cierta discreción al distribuir determinados datos, podemos crear un nombre que almacene estos datos y después usar este nombre en una fórmula, p. ej.: =sueldoa*factor. Aunque estamos de acuerdo que el nivel de confidencialidad es mínimo. Cualquiera que sepa abrir el cuadro Definir nombre podrá averiguar el valor de los nombres.
(En realidad, lo único que podemos nombrar en Excel son fórmulas. Si revisamos con atención nuestra lista de nombres veremos que, en todos los casos, el valor de Se refiere a: comienza con el signo =. En Excel, cualquier cosa que comienza con el signo = es una fórmula. Sin embargo, es más conveniente diferenciar entre rangos, fórmulas y valores nombrados).
Un detalle a tener en cuenta es que en el cuadro de nombres solo aparecen los nombres de rangos. Para conocer los valores de fórmulas o constantes nombradas deberemos ir al cuadro Definir nombre.
Casi hemos terminado con este tema. Para alcanzar el dominio completo del mismo, solo nos falta comprender el tema de los nombres (o rangos) dinámicos...
Para calcular las ventas totales del sector Norte, usamos la fórmula:
escribimos "vtas_norte" (sin comillas) y damos Enter.
En Excel, podemos definir o crear un nombre. La diferencia es que al definir podemos dar el nombre que queramos al rango. Al crear nombres, podemos usar texto existente (por ejemplo, encabezados de columna) como nombres. Para definir un nombre, seguimos el procedimiento indicado al principio, o bién, seleccionamos el rango en cuestión, y damos Insertar - Nombre - Definir (o Ctrl + F3), lo que nos lleva al diálogo Definir nombre:
En el cuadro Nombres en el libro, escribimos el nombre que elijamos. En el cuadro Se refiere a: nos cercioramos que el rango sea el correcto. En caso de que queramos seguir definiendo nombres, damos clic en el botón Agregar; en caso contrario, damos Aceptar. Si lo que queremos es nombrar una fórmula, solo podemos hacerlo a través de este cuadro (ya no como al principio). Para ello, en el cuadro Se refiere a: escribimos la fórmula correspondiente.
Indicamos en donde están los rótulos que queremos utilizar. En nuestro caso, seleccionamos Fila superior (y columna izquierda, si lo deseamos) y aceptamos el cuadro de diálogo. Con esto, se habrán creado cuatro nombres: Norte, Sur, Occidente y Oriente (mas otros doce, uno por mes, si seleccionamos Columna izquierda).
Al hacerlo (romper todos los vínculos), veremos que, obviamente, el submenú Edición - Vínculos estará deshabilitado ya que no hay vínculos que mostrar:
2. Si utilizamos gráficas en nuestro archivo, y su rango de origen está en otro archivo. Para comprobarlo, seleccionamos una a una las series de datos de nuestras gráficas, y revisamos su correspondiente fórmula. Si alguna de ellas se refiere a algún archivo externo, la eliminamos, o bién, copiamos la información respectiva al archivo actual y cambiamos la referencia en la fórmula.
